Datenschutz­erklärung

Verantwortlicher

Noctive AI Engine GmbH

Hans-Stießberger-Straße 2b
85540 Haar
Deutschland

info@noctive.de

Anfragen zum Datenschutz und zur Ausübung von Betroffenenrechten richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Überblick

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten in folgenden Bereichen verarbeiten:

• Website-Besuch

  Server-Logs, technische Daten

• Kontakt & Anfragen

  Kontaktformular, Mail-Eingang

• Kontoerstellung

  Registrierung, Profile, Arbeitsbereiche

• Engine-Nutzung

  Konversationen, Inferenz-Anfragen

• Wissensbasis

  Upload, Indexierung, Abruf

• Abrechnung

  Tarif-Wechsel, Zahlungs­abwicklung

Verarbeitete Daten im Detail

Website-Besuch (Server-Logs)

Zweck

Bereitstellung der Website, IT-Sicherheit, Abuse-Prävention

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Daten

• IP-Adresse und technische Verbindungsdaten können in Infrastruktur-Logs anfallen
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene URL und Referrer
• User-Agent (Browser, Betriebssystem)
• HTTP-Status-Code, Antwort-Größe

Speicherdauer

nur so lange wie für Betrieb und IT-Sicherheit erforderlich; anbieterbezogene Fristen sind vor Freigabe vertraglich zu prüfen

Kontaktformular & E-Mail-Anfragen

Zweck

Beantwortung Ihrer Anfrage

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse)

Daten

• Name und E-Mail-Adresse
• optional Telefon, Firma, Website, Land, Größe
• Inhalt Ihrer Nachricht
• neue Zugangs-Anfragen persistieren keine IP-Ableitung und keinen User-Agent

Speicherdauer

bis zur abschließenden Bearbeitung; anschließend nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen

Konto und Arbeitsbereich

Zweck

Vertragserfüllung, Bereitstellung der Plattform

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Daten

• E-Mail-Adresse, Name des Arbeitsbereichs
• Authentifizierungs-Tokens (verschlüsselt)
• erfasste Login- und Sicherheitsereignisse
• optional: Zahlungsdaten

Speicherdauer

bis zum Ende der Vertragsbeziehung beziehungsweise bis zum Abschluss eines angeforderten Löschprozesses; gesetzliche und anbieterbezogene Aufbewahrungsfristen bleiben vorbehalten

Engine-Nutzung & Konversationen

Zweck

Bereitstellung der KI-Engine, Qualitätssicherung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Daten

• Anfragen an die Engine (Prompts)
• Engine-Antworten
• Zuordnung zum Arbeitsbereich, Agenten-ID
• Token-Counts, Latenzen (technische Metriken)

Speicherdauer

Konversationen bis zur Löschung durch Sie oder bis zum Abschluss des Löschprozesses für den Arbeitsbereich. Temporäre und anbieterbezogene Verarbeitungs- oder Sicherheitsfristen richten sich nach dem konkreten Inferenzpfad, Vertrag und der technischen Konfiguration.

Wissensbasis-Inhalte

Zweck

Indexierung Ihrer Dokumente für KI-gestützte Antworten

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung für Ihre Kundendaten)

Daten

• Hochgeladene Dokumente (PDF, DOCX, Markdown, etc.)
• extrahierte Text-Inhalte und Embeddings
• Metadaten (Upload-Zeitpunkt, Quelle, Hash)

Speicherdauer

bis Sie das Dokument löschen oder das Konto schließen

Abrechnung & Tarif-Verwaltung

Zweck

Vertragserfüllung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO

Daten

• Rechnungsadresse, Steuernummer (sofern angegeben)
• Zahlungsdaten (wir speichern selbst keine Karten-Daten)
• Tarif, Nutzungs-Volumen, Buchungs-Historie

Speicherdauer

für die jeweils geltende gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO— Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungs­pflichten).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen (IT-Sicherheit, Direktwerbung an Bestandskunden, betrieblicher Eigenschutz).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (wo erforderlich, etwa bei nicht-essenziellen Cookies).

Empfänger & Drittlandübermittlung

Je nach aktiviertem Datenpfad können insbesondere die folgenden Anbieter Daten erhalten. Ob und in welcher Rolle ein Anbieter eingebunden ist, welche Region, Transfers und Vertragsanlagen gelten, muss vor Produktivstart konkret geprüft und ausgeführt werden:

Hetzner Online GmbH

Selbstbetriebene Server- und Engine-Komponenten, soweit konfiguriert

Deutschland

Supabase Pte. Ltd

Datenbank (PostgreSQL), Authentifizierung

Konfigurierte EU-Projektregion; Anbieter- und Supportzugriffe gesondert

Vercel Inc.

Web-Hosting, Serverless-Funktionen und Edge-Auslieferung

Global; Drittlandverarbeitung nach Vercel-DPA

Cloudflare Germany GmbH

DNS, DDoS-Schutz und Edge-Caching

Deutschland / globales Netzwerk

Drittlandübermittlung:Einzelne spezialisierte Unterauftragsverarbeiter können Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. Solche Übermittlungen werden – abhängig vom Anbieter – auf einen Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO gestützt. Die für den konkreten Vertrag maßgebliche Anbieter- und Transferübersicht wird im AVV beziehungsweise in den Vertragsunterlagen festgehalten.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Die konkrete Dauer pro Verarbeitungs­vorgang finden Sie im Abschnitt „Verarbeitete Daten“.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Gesetzliche sowie vertraglich dokumentierte anbieterbezogene Aufbewahrungs- und Sicherungsfristen bleiben vorbehalten.

Cookies & Tracking

Noctive verwendet technisch notwendige Session-Speicher für Anmeldung, Sicherheitsfunktionen und lokale Oberflächenpräferenzen. Wir setzen keine Werbe-Cookies, Social-Media-Tracker oder Google Analytics ein.

Für Betrieb, Fehlerdiagnose und Missbrauchsprävention können technische Hosting- und Fehlerereignisse durch Vercel verarbeitet werden. Diese Verarbeitung ist kein werbliches Nutzerprofil und wird in den Empfänger- sowie Sicherheitsabschnitten beschrieben.

Engine & KI-Inferenz

Noctive nutzt eine providerbasierte KI-Architektur. Abhängig vom konkreten Produktpfad können selbstbetriebene Komponenten und die im AVV genannten Inferenzanbieter eingesetzt werden. Dauerhafte Noctive-Konversationsdaten werden arbeitsbereichsgebunden in der konfigurierten Datenbankregion gespeichert; anbieterbezogene Speicherfristen und Sicherheitsverarbeitung richten sich nach dem jeweiligen Vertrag und der technischen Konfiguration.

Kein Training auf Ihren Daten: Wir verwenden Ihre Konversationen oder Wissensbasis-Inhalte nicht zum Training oder zur Verbesserung der Engine. Eine solche Funktion ist derzeit nicht freigegeben. Sollte sie künftig angeboten werden, setzt sie eine gesonderte, versionierte und jederzeit widerrufbare Einwilligung voraus.

Auftragsverarbeitung (für B2B-Kunden)

Wenn Sie Noctive geschäftlich nutzen und dabei personen­bezogene Daten Ihrer eigenen Kunden, Mandanten oder Beschäftigten verarbeiten, sind wir Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO.

Die öffentlich einsehbare Seite erläutert unverbindlich die aktuellen Grundzüge und Anbieterpfade. Vor der produktiven Verarbeitung von Kundendaten ist ein separater vollständiger AVV mit dem Kundenunternehmen auszuführen; kundeneigene DPA-Entwürfe werden im Einzelfall geprüft.

Primäre persistente Arbeitsbereichsdaten liegen in der konfigurierten Datenbankregion. Für Inferenz, E-Mail, Hosting, Recherche und optionale Integrationen können weitere Anbieterpfade gelten. Datenstandort, Speicherbedingungen und Transfergrundlage richten sich nach dem jeweiligen Anbieter und der vereinbarten Konfiguration.

Vertragsunterlagen anfragen

Technische & organisatorische Maßnahmen

• TLS-geschützte Verbindungen für externe Transportwege; konkrete Protokollversionen richten sich nach dem jeweiligen Endpunkt und Infrastruktur-Anbieter
• Verschlüsselte Datenhaltung über die dokumentierten Sicherheitsmechanismen der eingesetzten Datenbank- und Hosting-Anbieter
• Audit- und Sicherheitsereignisse für definierte Konto-, Arbeitsbereichs- und Administrationsvorgänge
• Sicherheitsprüfung risikobasiert im Entwicklungs- und Freigabeprozess
• Backup- und Wiederherstellungsprozesse entsprechend den dokumentierten Leistungen der eingesetzten Infrastruktur-Anbieter
• Zugriffs-Berechtigungen nach Need-to-Know; Mehrfaktor-Authentifizierung wird für privilegierte Zugänge eingesetzt, soweit sie für den jeweiligen Zugang technisch verfügbar und konfiguriert ist
• Responsible Disclosure — Security-Hinweise an info@noctive.de werden geprüft und über einen geeigneten Rückkanal koordiniert

Umfang und Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen erläutern wir im Vertragsprozess.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

DSGVO · Art. 15

Auskunft

Bestätigung darüber, welche Daten wir verarbeiten, und eine Kopie davon

DSGVO · Art. 16

Berichtigung

Korrektur unrichtiger Daten

DSGVO · Art. 17

Löschung

Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden“)

DSGVO · Art. 18

Einschränkung

Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen

DSGVO · Art. 20

Datenübertragbarkeit

Bereitstellung der einschlägigen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen

DSGVO · Art. 21

Widerspruch

Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@noctive.de. Konto-Inhaber können im Dashboard zusätzlich eine begrenzte technische Momentaufnahme Ihres Arbeitsbereichs herunterladen. Diese Selbstbedienungsfunktion ersetzt keine geprüfte Auskunft oder Datenübertragbarkeit im gesetzlichen Umfang.

Beschwerderecht: Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche, vertragliche oder technische Gegebenheiten ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir über einen geeigneten, für den jeweiligen Vertrags- oder Verarbeitungskontext vorgesehenen Kanal.